Le PDF : transmettre une fiche lisible
Une fiche PDF sert à consulter ou partager un enregistrement sous une présentation stable. Vérifiez le produit, la date et les informations qui y figurent avant de l’envoyer. Nommez le fichier de façon à retrouver sa rubrique et son contexte.
Un PDF n’est pas forcément réimportable dans l’application. Le conserver ne remplace donc pas une sauvegarde complète des données, même si le document est utile à votre suivi.
Le CSV : reprendre les données dans un tableau
Un export CSV permet de consulter une sélection d’enregistrements dans un tableur. Ouvrez-le et contrôlez les colonnes, les dates et les caractères accentués. Gardez une copie du fichier initial si vous créez ensuite votre propre tableau de travail.
Faites attention aux conversions automatiques du tableur : un identifiant ou un numéro de lot ne doit pas être transformé en nombre ou perdre ses premiers caractères. Vérifiez un échantillon avant de vous appuyer sur le résultat.
Le JSON : préparer une restauration
HubHygiène propose une sauvegarde JSON et une fonction d’import. Ce format a pour but de reprendre les enregistrements compatibles dans l’application. L’import prévoit une prévisualisation et des contrôles pour éviter d’écraser des saisies existantes.
Faites un essai avec des données de démonstration avant de devoir restaurer une activité réelle. Conservez le fichier d’origine et demandez de l’aide lorsqu’un import signale un conflit ; ne modifiez pas au hasard son contenu pour le faire accepter.
Organiser les copies hors du terminal
Dans la version présentée, les données restent locales à l’appareil. Une copie enregistrée uniquement sur le même terminal ne protège pas contre sa perte. Définissez un emplacement de sauvegarde maîtrisé, des accès appropriés et une routine que l’équipe peut réellement appliquer.
La fréquence et la durée de conservation doivent correspondre à votre activité et à vos obligations. Le présent guide ne fixe pas une durée universelle. Vérifiez périodiquement qu’une copie peut être ouverte et que la dernière sauvegarde est identifiable.
Une routine simple à vérifier
Désignez qui produit la sauvegarde, qui vérifie sa présence et comment retrouver la bonne version. Lors d’un changement de terminal, préparez la reprise avant de vous séparer de l’ancien appareil. Un export partiel ne doit pas être confondu avec une sauvegarde complète.
Ces points font partie des critères pour choisir une application HACCP. Notre accompagnement en Île-de-France et dans l’Oise permet de préparer la prise en main avec votre organisation.
Voir ces usages dans HubHygiène
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